Slimmer werken

Hoe pak je overbodige vergaderingen aan?

Maak een success van je vergadering
Ingrid Vansteenkiste (15-02-2010)

Als de manier waarop je momenteel vergaderingen houdt goed werkt en effectief is, dan is het verkeerd om drastische veranderingen proberen in te voeren. Toch is het houden van vergaderingen dikwijls voor verbetering vatbaar.

Hoe dikwijls gebeurt het niet dat tijdens vergaderingen kostbare tijd verloren gaat. Soms is de richting van de vergadering niet duidelijk genoeg en soms zijn de aanwezigen niet bekend met hetgene men wil bereiken. Een vergadering kan een echte motivatie-killer worden.

Effectieve en succesvolle meetings zijn het resultaat van vele factoren en hieronder geef ik een paar ideeën om ze nog wat te verbeteren.


AGENDA

Zorg ervoor dat er een altijd een agenda is. Deze moet duidelijk zijn. Iedereen moet de agendapunten duidelijk begrijpen. Laat de agenda ruim van tevoren rondgaan zodat iedereen de tijd heeft om zich voor te bereiden. Om de opbouw van de vergadering te verbeteren, kan je elk item timen.

Alle vergaderingen vereisen een agenda, maar deze hoeft niet altijd uitgebreid te zijn. Regelmatig geplande vergaderingen kunnen eenvoudig worden geleid door de vorige vergaderingen kort te verspreiden en te becommentarieën

Verzoeken om input zijn erg belangrijk. Anders komt er halverwege de meeting toch een verzoek, waarop men zich dan niet voorbereid heeft en dit zorgt ervoor dat er nog meer tijd verloren gaat.


VERSCHILLENDE SOORTEN

Niet alle vergaderingen zijn hetzelfde; een creatieve bijeenkomst van een reclamebureau is niet hetzelfde als een wekelijkse routine-vergadering. De sfeer en de locatie zijn belangrijke factoren in het succes van de bijeenkomst.
Soms kan het houden van een meeting in een speciale “setting” zorgen voor erg gunstige resultaten.


FEEDBACK

Kijk gedurende de meeting naar de uitdrukking van de deelnemers. Zorg ervoor dat mensen die zich minder laten horen, ook gezegd hebben wat ze denken.

Controleer na de vergadering dat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt, of hun eigen verwachtingen bevredigd zijn en dat alle agendapunten voldoende besproken zijn.


TO MEET OR NOT TO MEET

Niet alle vergaderingen zijn echt nodig, soms kan een kort gesprek, chat, e-mail of een telefoontje al volstaan. Het is ook niet altijd nodig dat iedereen aanwezig moet zijn gedurende de hele meeting. Laat toe dat mensen de vergadering eerder kunnen verlaten. Iedereens tijd is immers kostbaar en niet iedereen moet aanwezig zijn voor de duur van de vergadering.

Streef naar een resultaat waar elke betrokkene het gevoel heeft dat er ook echt iets bereikt is. Als dit het geval is, kan men de meeting geslaagd noemen.


Hoe pak jij vergaderingen aan en vergadertijgers? Heb je zelf ideeën om ze te verbeteren? Laat het ons weten via een REACTIE hieronder.