Slimmer werken

10 Productiviteitskillers

Ken jij deze al?
Ingrid Vansteenkiste (25-02-2010)

In deze tijden van crisis wordt productiviteit steeds belangrijker. Soms kom je oog in oog te staan met de uitdaging om steeds meer te breiken met minder ondersteuning, minder geld en minder mensen in je team. Hieronder een lijst met 10 productiviteitskillers en suggesties om deze te vermijden.

Als je de lijst doorloopt, moet je eens stilstaan bij hoeveel van deze productiviteitskillers in je werk sluipen. Geen paniek als je je herkent in één van de volgende, want je KAN je werkgewoonten veranderen.


Killer #1 – AFLEIDING

Heb je ook al van die dagen gehad dat je je nauwelijks kan concentreren? Zelfs de eenvoudigste taken lukken dan niet, omdat je wel aan een miljoen dingen tegelijk denkt. Afleiding is een typisch resultaat van verstrooide gedachten.
Een van de beste manieren om met afleidingen om te gaan, is om eerst een rustige plaats te vinden en kalm na te denken en dan rustig je gedachten te ordenen door alles op te schrijven. Maak gebruik van een effectieve To-Do lijst en geef voorrang aan de belangrijkste zaken.

Als de afleiding veroorzaakt wordt door een onrustige omgeving, is het misschien aan te raden om een rustigere werkplek te zoeken, of om simpel een oortelefoon t gebruiken zodat de meeste afleiding niet gehoord wordt.


Killer #2 – TE VEEL HOOI OP DE VORK

Het is niet altijd gemakkelijk om nee te zeggen als een college of leidinggevende iets vraagt. Je wil gedienstig overkomen, maar als je te dikwijls ja zegt, dan wordt je eigenlijk minder productief omdat je gewoon te veel wil doen.
Te veel hooi op je vork nemen wordt veroorzaakt door twee dingen : trachten zoveel mogelijk werk te doen op dezelfde tijd en/of de hoeveelheid tijd die het werk in beslag neemt onderschatten.

Deze twee oorzaken hangen dikwijls samen.
Begin met een realistisch aantal projecten die je op elk moment kan afwerken.
Wees ook realistisch met het inschatten van de tijd die nodig is. Werk een schema uit zodat je vooruitgang ziet.


Killer #3 – ONOPGELOSTE ZAKEN

Je hebt het al wel eens meegemaakt : een onafgewerkte taak hangt als een last boven je hoofd en het enige wat het daar doet, is je tijd en energie verspillen.
Deze dingen blijven ergens achteraan in je hoofd doorzeuren en leiden je enkel maar af van de belangrijke zaken waaraan je wil werken.

Onopgeloste emotionele zaken kunnen gaan van woede en wrok van huidige problemen tot bedroefdheid en trauma van dingen uit het verleden. Als je deze zaken wil vermijden, lijkt het dikwijls of je door diep water moet waden. Je voelt je traag, zonder energie en je wordt tegen gehouden om een meer uitgebalanceerd leven te leiden. Het mag simpel lijken, maar de beste manier om ze op te lossen is om ze één voor één aan te pakken.


Killer #4 – TIJD VERSPILLEN

We doen het allemaal wel eens; soms moedwillig, soms ongewenst.
Tijd verspillen houdt van alles is, zoals
• Onnodige telefoontjes plegen
• Met anderen op kantoor zonder reden een babbeltje slaan
• Te veel tijd verspillen met organiseren van je spullen
• De start van een nieuwe taak uitstellen of zelfs vermijden.
• Spelletjes spelen op de computer.
• Een extra lange lunchpauze nemen.

Sommige van deze dingen zijn duidelijk tijdverspillers en sommige kunnen de indruk geven dat je druk aan het werk bent.

De sleutel is je er bewuster van te worden hoe je je tijd besteedt; een simpele planning kan al wonderen doen. Blijf eerlijk met jezelf , spoor de grootste “tijdlekken” op en maak ze dicht, één voor één.


Killer #5 – DE OPEN DEUR

De meeste moderne bedrijven houden van de open-deur cultuur. Dit zorgt voor een sfeer van samenwerking en communicatie. Voor het grootste deel is dit een effectieve werkwijze om collega’s te laten communiceren en te laten werken in een vriendelijke omgeving.

Soms echter kan het voorkomen dat deze open-deur cultuur je productiviteit drastisch verlaagt. Als je je op belangrijk werk wil concentreren, dan is dit niet altijd gemakkelijk met het voortdurende geluid rondom je. Ook kan het dikwijls voorkomen dat collega’s je voortdurend komen storen.


Killer #6 – SLECHTE GEZONDHEIDSGEWOONTEN

Slechte gewoonten wat betreft gezondheid, hebben een beduidende negatieve impact op je productiviteit. Als je niet genoeg rust, geen voedzaam eten binnenkrijgt en te grote hoeveelheiden koffie en suiker nuttigt, kan je lichaan en geest niet op het hoogste level werken!

Slechte gewoonten graven een “gat” waardoor je energie en je focus wegvloeit.
Er is een simpele oplossing : zorg beter voor jezelf! Zorg elke nacht voor voldoende slaap, zorg voor beweging en passende maaltijden en vergeet vooral niet om te genieten.

Hoewel het lijkt dat dit tijd wegneemt van je al drukke tijdschema, toch zorgt dit ervoor dat je meer energie en sterkte krijgt, als je beter voor jezelf zorgt.


Killer 7 – DE MOEILIJKE TAKEN UIT DE WEG GAAN

Het is niet meer dan menselijk dat moeilijke taken je afschrikken. Dit kan ervoor zorgen dat je het werk begint uit te stellen, of gewoonweg andere taken begint uit te voeren. Als de deadline dan nadert, kom je onder druk te staan, zodat je andere taken ook achter op schema geraken.

Hoe moeilijk het ook lijkt; stel de moeilijke taken niet uit. Het moeilijkste ligt in het begin, dus stel niets uit. Plan een paar uur om vertrouwd te geraken met de materie en stel zo een stappenplan op.


Killer #8 – STILSTAANDE SITUATIES

Soms wordt je geconfronteerd met zaken die je niet langer van nut zijn. Dit kunnen relaties zijn die onproductief zijn geworden, of een job waar je niet langer meer voldoening uit haalt, oude zaken die je beletten je doelen na te streven, ...
Het antwoord is simpel maar niet altijd gemakkelijk: Laat deze zaken gewoon los en sluit ze af. Het kan moeilijk zijn om dingen te beëindigen, maar als je dit doet komt er meer tijd en enrgie vrij voor andere zaken.


Killer #9 – SLECHTE NACHTRUST

Het overkomt ons wel eens allemaal dat onze werkdag langer duurt dan normal. Als dit af en toe voorvalt, is dit niet erg...komt het echter meer voor, dan zul je snel merken dat je minder productief en effectief zal werken.

Als je’ s nacht niet genoeg slaap krijgt, kunnen je hersenen niet verjongen en zo klaar staan voor de volgende dag. In plaats van laat op te blijven, moet je je dwingen om elke avond op een redelijk tijdstip naar bed te gaan zodat je lichaam en brein uitgerust zijn.


Killer #10 – ONREDELIJKE EN EISENDE MENSEN

Eisende, irriterende en behoeftige mensen voelen dikwijls aan als “bloedzuigers” Gewoon al in hun aanwezigheid doorbrengen, kan uitputtend zijn.
Ze zijn meestal onmogelijk tevreden te stemmen; ze focussen op de negatieve kant van de dingen en ze bezorgen je een constant schuldgevoel. Als je dikwijls bij deze mensen in de buurt verblijft, voel je zo je energie wegstromen.
Als het vluchtige kennisen zijn, kan je hen gemakkelijk vermijden, maar als het familie of collega’s betreft, ligt de situatie al iets gecompliceerder. Je kan hen nu eenmaal niet gewoon uit je leven sluiten. In dat geval is het beter om een strategie te ontwikkelen om met hen om te gaan.

Probeer je meer op de achtergrond te brengen; je kan hen niet vermijden, maar je kan zeker minder tijd met hen doorbrengen.

Probeer aandachtig te zijn voor de echte redenen voor hun gedrag. Geloof het of niet, ze handelen echt niet om je verdrietig te maken. Ze zijn eigenlijk gewoon ongelukkig. Als je het zo bekijkt, zou je eigenlijk medelijden met hen moeten hebben. Dat is nog altijd geen excuus voor hun gedrag maar het maakt het gemakkelijker voor jou om het niet persoonlijk te nemen.

© Copyright Ingrid Vansteenkiste, MindWell MegaZine.
Surf naar http://www.mindwell.be voor meer artikelen over slimmer werken.