Slimmer werken

Email is de nieuwe snail mail

De devolutie van email als communicatie instrument
Ingrid Vansteenkiste (25-06-2010)

Email was vroeger een snel medium. En erg snel eigenlijk…
Maar die gloriedagen zijn voorbij: email behoort, hoe vreemd het ook klinkt, nu tot de trage media.

Hoe komt dit zo? Waarom is het versturen van een mailtje een plaats naar beneden gevallen op de ladder van snelle communicatiemiddelen?

1. Er zijn meer directe methoden om te communiceren.
Er zijn tegenwoordig meer manieren om te communiceren, manieren die veel sneller zijn dan email. Je kan berichtjes versturen, IM, Twitter, Facebook updates. Iedereen is ook constant en overal bereikbaar via zijn telefoon. Met deze methoden kan je iedereen echt snel van alles op de hoogte brengen. Waarom zou je nog een email versturen als je met IM direct je boodschap op iemands scherm kan tonen.

2. Email wordt niet meer onmiddellijk beantwoord.
Een aantal jaren geleden was email nog iets speciaals. Men was trots op het aantal mails dat in de inbox kwam. Het mailprogramma was steeds geopend zodat men bij elke inkomende mail direct kon antwoorden. Maar men begon te beseffen dat email ook een enorme tijdverslinder was. Tegenwoordig zijn er allerlei cursussen en boeken (David Allens Getting things done) die zeggen dat men zijn email maar een 2 of 3-tal keer per dag mag nakijken. Vandaar dat de antwoorden ook niet meer onmiddellijk komen.

3. Email is voor niet dringende zaken.
Email is trager geworden, maar dat is juist 1 van zijn sterke punten!
Men is zich bewust geworden dat email het beste is voor niet-synchrone communicatie....wanneer men niet tegelijkertijd iets van elkaar verlangd.
Eén van de krachten van email is dat men kan antwoorden wanneer men beschikbaar is. Dit is ook de manier hoe men email zou moeten gebruiken.
> Je hebt bijvoorbeeld een bepaald document nodig, maar dit hoeft niet onmiddelijk: stuur een email.
> Je wil dat iemand een document naleest: verstuur het per email.

4. Email is niet bedoeld om een gesprek te voeren
Dit is een email-geheimpje : mailen is slecht voor de conversatie.
Het werkt prima voor taken en het versturen van documenten maar als communicatie-tool werkt het absoluut niet. Waarom? Omdat het gewoon erg moeilijk is om emotie en een bepaalde toon weer te geven in een mail. Wat soms gewoon bedoeld was als commentaar, kan eindigen in een fikse discussie, juist omdat de bedoeling van de mail verkeerd werd begrepen.

5. Email is een tijdverslinder
Vroeger werd email gezien als een onderdeel van time-management. Men dacht dat het de productiviteit zou verbeteren en de werkdruk wat zou verminderen.
Dit is dus helemaal anders uitgedraaid. Bedrijven vinden tegenwoordig dat email de grootste tijdsverslinder is. De waarheid is dat veel mensen nog steeds niet efficient omgaan met hun mailprogramma. ( Ondanks de goede bedoelingen van cursussen en boeken –zie punt 2 )

6. Gebruik email waarvoor het dient
Email is goed voor veel dingen: je kan de kalender gebruiken, taken bijhouden, meetings organiseren, het doorgeven en reviewen van documenten, …
Gebruik het alleen niet om ping-pong emails te sturen en om direct antwoord te verwachten; hiervoor zijn er genoeg andere tools.

Wat gebruik jij om snel te communiceren op je werk? Email of andere methodes ?
Vind jij ook dat email meer gebruikt wordt voor ‘trage’ communicatie?
Deel je mening hieronder met de andere lezers.