Slimmer werken

21 tips om je productiviteit te vergroten

Hoe kan jij je werkomgeving verbeteren?
Ingrid Vansteenkiste (10-10-2010)

1 van gemakkelijkste en efficiëntste manier om te werken aan je productiviteit is om je werkruimte en/of je bureau te optimaliseren.

"We begin to see, therefore, the importance of selecting our environment with the greatest of care, because environment is the mental feeding ground out of which the food thatgoes into our minds is extracted." Napoleon Hill

Hieronder volgen een aantal tips die je kan toepassen om het beste uit je werkomgeving te halen.
Kies je favoriete tip uit en probeer hem de komende week toe te passen. De volgende week kan je weer een nieuwe tip uitkiezen en deze dan ook weer gebruiken.
Voor je het weet is jouw werkplek erg georganiseerd en loopt alles op rolletjes.


1. Hou je bureau ordelijk en overzichtelijk

Dit wil niet zeggen dat je bureau elke dag leeg moet zijn. Hou alles wat je dikwijls gebruikt binnen handbereik maar leg de zaken die je niet zo veel nodig hebt, weg.
Sommige bureaus staan vol met overbodige rommel.
Gebruik een opbergsysteem om je papierwerk onder controle te houden. Op deze manier kan je alles wat je regelmatig nodig hebt, snel vinden.
Gebruik je lades om zaken die je niet dikwijls gebruikt, netjes op te bergen.


2. Zorg voor een aangename sfeer

Wij brengen een derde (!) van ons volwassen leven door op kantoor of in een werkomgeving. Maak je werkomgeving daarom zo aangenaam mogelijk. Geef een persoonlijke toets aan je werkplek: zet wat foto’s neer van je gezin of vrienden, of foto’s van die fantastische vakantie.
Sommigen fleuren hun bureau op met een klein en gemakkelijk te onderhouden plantje.
Het maakt niet uit wat voor jou werkt, zolang het je maar een aangenaam gevoel geeft( en niet storend is voor je collega’s).


3. Werk aan je klassement

Sommige mensen leggen hun documenten of rapporten direct na gebruik weer op een vaste plaats.
Toch is er momenteel een tendens om deze activiteit te reserveren voor een bepaald moment gedurende de dag. Als je al je documenten gedurende de dag opruimt, zou het nadeliger zijn voor de concentratie en het breekt het werkritme.
Toch, op welk tijdstip je het ook doet (verspreid gedurende de dag of op 1 vast tijdstip), zorg ervoor dat je documenten een vaste plaats hebben.


4. Slecht 3 categorien voor je inkomende papierwerk.

Als je regelmatig veel documenten op je bureau krijgt, is het verleidelijk om ze in veel kleine stapeltjes te ordenen. Probeer dit te vermijden. Het zorgt voor een overvloed aan rommel op je bureau en het is ook erg moeilijk om in de onoverzichtelijke stapel enige prioriteit te zoeken.
Verdeel je papieren in slecht 3 categoriën; zoiets als “ToDo”, “Opruimen” en “Doorsturen”. Op deze manier wordt alles overzichtelijker en vermijd je de val om documenten van de ene stapel naar de andere te verschuiven, zonder dat er ook effectief iets mee gebeurt.


5. Zet die email-alerts af!

Je krijgt gedurende de dag erg veel mails. Via de instellingen van je mail-applicatie kan je hiervoor op verschillende manieren gewaarschuwd worden (ofwel via een pop-up boodschap, via een geluidje, via een mail-icoontje, ofwel zelfs alledrie). Dit is niet alleen erg afleidend, maar het is ook erg verleidelijk omdat je toch wel graag wil weten wat er nu in het mailtje staat.
Maak het jezelf gemakkelijker om je te concentreren en zet die alert af. Als je echt iets belangrijks verwacht, kan je elk uur je mail nakijken. Anders is het zelfs beter om je mail op 2 (of 3 ) vaste tijdstippen te controleren. Als er echt dringende zaken zijn, dan zal men je wel bellen.


6. Vertrouw op je voice-mail

Je gsm is een enorme afleiding als je werkt. Als je echt geconcentreerd moet werken, zet je gsm dan stil (of uit) en laat de beller een boodschap inspreken. Zo kan je je beter focussen op je taken en zal je ze sneller afwerken.


7. Neem elk uur 5 a 10 minuten pause.
Pauze… het wordt erg onderschat. We nemen er letterlijk de tijd niet voor.
Toch is het erg belangrijk: een pauze is verfrissend voor je hersenen en het zorgt voor een helder hoofd. Wie langer dan anderhalf uur erg geconcentreerd werkt, begint trager te werken, verliest zijn concentratie en denkt niet meer op z’n best. En het duurt even voor je het zelf doorhebt...

Maak er een gewoonte van om elk uur even een korte pauze te nemen. Wandel even naar de koffiemachine en babbel met een collega; ga even naar buiten en adem wat frisse lucht in. Zorg ervoor dat je even van je bureau weg bent.


8. Eet ‘s middags NIET aan je bureau
Je ziet het dikwijls; sommigen eten achter hun bureau en beantwoorden dan snel nog wat mailtjes. Ze denken dat ze efficienter werken door zo te multi-tasken maar eigenlijk is het het tegenovergestelde : het is helemaal niet efficiënt.
Onze hersenen hebben regelmatig een pauze nodig. Maak er daarom een gewoonte van om niet achter je bureau te eten. Als je ergens anders eet, kan je nadien weer helemaal opgeladen terug keren.


9. Luister naar rustige muziek

Belangrijk hier is het woord “rustig”. Het ritme van rustige en eenvoudige muziek is kalmerend en rustgevend, het helpt je om je beter te concentreren tijdens je werk. Hou het volume laag zodat de muziek een deel wordt van de omgevingsgeluiden. De muziek mag niet met je aandacht gaan lopen.


10. Koop een plantje

Ik vermeldde het al in punt 2. Zet een plantje op je werkplek: het geeft je omgeving een positieve en ontspannende toets. Onderzoek heeft uitgewezen dat werken in een omgeving met planten, een kalmerende invloed heeft.
Planten zorgen er ook voor de dat lucht die je inademt properder en gezonder is. Dit heeft dan weer een grote invloed op je hersenen en dus op je denken.
Natuurlijk moet je je kantoor niet in een tropische jungle veranderen, maar een paar onderhoudsvriendelijke planten maken een groot verschil.

11. Plaats jezelf naar de deur gericht

Indien het mogelijk is, probeer je bureau zo te plaatsen dat jij naar de deur gericht zit. Zit niet met je rug naar de deur. Voor je collega’s is dit –bewust of onbewust – geen aangename manier om je aanwezigheid te tonen.


12. Kweek een start- en stoproutine

We zijn allemaal gewoontedieren. We steunen op onze gewoontes. Wie kinderen heeft, weet dat een ochtendroutine en een naar-bed-routine erg belangrijk is.
Daarom is een start- en stoproutine voor je werkdag iets comfortabels.
De startroutine vertelt je hersenen dat het tijd is om je te focussen op je werk. Zorg voor een persoonlijk ritueel om je werkdag te beginnen en eindigen.


13. Lees dagelijks iets inspirerend of motiverend!
Voor sommigen komt dit een beetje in de buurt van zwererig-gedoe. Als je je hierbij niet goed voelt, negeer dit dan.
Toch, de laatste tijd zijn er steeds meer en meer mensen die ondervinden dat- als ze zich met positieve zaken en gedachten omringen- dat ze dan meer halen uit hun bezigheden.
Lees een inspirerend boek en ga naar een site die je dagelijkse een motiverende quote bezorgt. Lees deze qoute en denk er even over na. Het geeft je een positieve boost en zorgt voor de juiste spirit.

Op deze site vind je veel quotes waar je misschien inspiratie kan lezen.
http://www.inspirational-quotes.info/

14. Doe die deur dicht
Veel bedrijven hebben een open-deur beleid en de nieuwste bedrijven zijn gebeouwd met een open-space concept: iedereen zit in 1 ruimte.
Toch gebeurt het al eens dat je echt niet gestoord wil worden.
Wie een kantoor heeft met een deur, sluit de deur MAAR hang dan een vriendelijk bericht aan je deur zodat je collega’s weten dat je druk bezig bent. Dit zorgt voor begrip en voorkomt misverstanden.
Wie geen eigen kantoor heeft, kan zich tijdelijk in een vergaderzaaltje zetten.


15. Zorg dat je 5 minuten te vroeg bent op vergaderingen.

Natuurlijk wil je elke minuut benutten en wil je niet zomaar wat tijd verspillen door in een lege zaal op je collega’s te wachten voor die vergadering. Op deze manier zijn je lichaam en je gedachten wel continu bezig met “bezig zijn”. Op deze manier heb je nooit een rustig moment.
Als je een vijftal minuten te vroeg bent voor je vergadering, kan je rustig nog koffie nemen en plaats nemen, kan je even door je papieren kijken en zo je gedachten focussen op de komende vergadering.


16. Zet het uit je hoofd.

Je kan niet aan alles denken: je zal sowieso wel eens iets vergeten en door steeds aan alles te denken, kan je je niet 100% focussen op andere zaken.
Maak er een gewoonte van om met een ToDo-lijstje te werken. Op deze manier zet je de losse eindjes uit je hoofd en kan je je volledig geven voor je echte taken.
Kijk hier om een artikel te lezen over het maken van een doeltreffend TODO-lijstje.
http://www.mindwell.be/productiviteit/hoe-goed-is-jouw-todo-list/


17. Zet je fysieke Inbox uit de buurt van je bureau

Wie dikwijls een grote papierwinkel op zijn bureau te verwerken krijgt (veel post, papieren dossiers, interne memo’s, …), kan beter het verzamelpunt voor deze papierstroom uit de buurt van zijn bureau houden. Op deze manier word je niet meer gestoord door al die mensen die je papieren komen brengen.
Je hoeft het niet ver te zoeken: een kast of leeg bureau in de buurt is al voldoende. Zet daarop een postbakje en hang er een label aan zodat iedereen weet dat dit voor jou bestemt is.


18. Stretch

Iedereen die veel tijd achter zijn bureau doorbrengt kan erover meespreken: een menselijk lichaam is niet gemaakt om uren in dezelfde houding door te brengen. Doe je lichaam een plezier en stretch af en toe.
Strek je rug eens en rol eens met je schouders.
Sta op van je bureau.
Strech je vingers en schud je handen los.
Het duurt allemaal maar enkele minuten maar het zorgt ervoor dat je lichaam “wakker” blijft.


19. Water

Ons lichaam bestaat voor zo’n 66% uit water. Gedurende de dag verliezen we water (zweten, urine, ..)
Ook droge lucht (en dit komt veel voor op kantoren door de airconditioning) zorgt voor een versneld vochtverlies.
Om optimaal te blijven functioneren moeten we ons vochtgehalte op peil houden. Zet een fles water op je bureau en drink elk uur een glas water.


20. Eet een gezond tussendoortje

Halverwege de ochtend (rond half 11) en in de namiddag (rond een uur of 3) heeft ons lichaam een dipje. Door een gezonde snack te eten (een stuk fruit en groente, een granenraap) geef je je lichaam en je hersenen een boost!


21. Laat je werk op het werk

Dit is een erg belangrijke als je je productiviteit wil vergroten en toch wordt dit door velen genegeerd. Men denkt dat je extra werk kan blijven bijnemen.
Onze hersenen hebben tijd nodig om te rusten, te ontspannen en op zich weer op te laden. Door constant te blijven denken en bezig te zijn met je werk, geef je jezelf geen rust.
Op de lange duur zijn deze extra uren helemaal niet productief meer. Ik wil niet zeggen dat af en toe eens een uurtje werken als je ’s avonds thuis bent, kwaad kan. Maak er echter geen gewoonte van.
Zet je werk opzij aan het einde van de werkdag (gebruik hiervoor de stoproutine zoals eerder besproken) en geef je hersenen en gedachten wat rust.
Op lange termijn zal je efficienter gewerkt hebben dan wanneer je constant met je werk bezig bent.

Heb jij zelf nog tips die je gebruikt om efficienter en productiever te werken ?
Je mag ze hier altijd met de andere lezers delen. Alvast bedankt!